欢迎使用铁科院会议服务平台（以下简称“平台”），平台由中国铁道科学研究院集团有限公司科学技术信息研究所（以下简称“我们”）运营管理。我们深知个人信息安全与隐私保护的重要性，尤其重视铁路行业相关信息的保密要求，严格遵循《中华人民共和国个人信息保护法》、《中华人民共和国网络安全法》、铁路行业相关保密管理规定等相关法律法规及行业规范，恪守合法、正当、必要、诚信原则，采取严格的安全保护措施，全力保护您在使用平台服务过程中提供的个人信息。
本《隐私政策》旨在向您清晰说明我们如何收集、使用、存储、共享、转让、公开披露您的个人信息，以及您享有的相关权利和保护措施。请您在使用平台所有服务前，仔细阅读并充分理解本政策全部内容，尤其是加粗标注的涉及敏感个人信息及核心权利的条款。如您点击“同意”并继续使用平台服务，即表示您已充分知晓并同意本政策的全部约定；如您不同意本政策，请勿使用平台任何服务。
若您是未满14周岁的未成年人，请在您的父母或其他监护人陪同下仔细阅读本政策，并在征得其明确同意后使用平台服务。
一、我们收集和使用的您的个人信息
我们仅会基于本政策明确的目的，收集和使用您的个人信息，且收集范围严格限定为实现服务目的所必需的最小范围，不过度收集。结合铁科院会议服务平台的服务特性，具体收集和使用情况如下：
（一）您主动提交的个人信息
为向您提供账号注册、身份验证及核心服务，您需主动向我们提交以下个人信息，若您不提供相关信息，可能无法完成账号注册或使用对应服务：
1. 账号注册与登录信息：您注册平台账号时，需提供手机号码、邮箱、验证码，用于完成账号注册、登录验证及密码找回；您可自主设置账号姓名、单位、密码。
2. 办会服务需求相关信息：若您需使用平台进行会议筹办，根据会议需求提交会议名称、时间、地点、预估人数、支撑材料；会议官网信息、报名表单、调研问卷、座位排布、通知推送相关数据。
3. 参会服务需求相关信息：若您需使用平台进行参会报名，根据会议类别提交的相关信息，例如姓名、工作单位、手机号码、电子邮箱、所在地区、住宿、餐饮偏好、同行人员；系统不会强制收集证件、健康、金融等非必要敏感信息。
（二）我们自动收集的个人信息
您在使用平台服务过程中，我们会自动收集您使用服务的相关数据，用于优化服务体验、保障服务安全、排查异常情况，具体包括：
1. 设备与网络信息：包括您使用的设备型号、操作系统版本、设备唯一标识（如IMEI、MAC地址）、浏览器类型、IP地址、网络类型（如WiFi、4G/5G）、网络运营商，用于确认设备合法性、保障账号安全，防范恶意攻击及违规操作。
2. 使用行为信息：包括您登录平台的时间、地点、时长，浏览的页面、点击的功能按钮、操作记录，搜索的关键词（不含涉密内容），用于分析您的使用习惯、优化平台界面及功能布局，为您提供更贴合需求的服务推荐。
3. 日志信息：包括您的登录日志、操作日志、异常行为日志（如多次登录失败记录），用于排查账号安全风险、处理服务故障、追溯违规操作，保障平台及您的账号安全，同时符合铁路行业信息安全管理要求。
（三）敏感个人信息特别说明
本平台收集的手机号码、身份证号码、工作证件信息、登陆位置信息属于敏感个人信息，一旦泄露、非法提供或滥用可能危害您的人身和财产安全，损害您的合法权益。我们将对敏感个人信息采取额外的加密保护措施，严格控制访问权限，仅用于实现身份验证、权限管控等必要服务目的，未经您的单独同意，绝不用于其他用途。
（四）无需收集的信息
我们不会收集与平台服务无关的个人信息，尤其不会收集国家秘密、铁路工作秘密及内部敏感信息，也不会强制要求您提供无关信息作为使用平台服务的前提。同时，严禁您通过平台上传、传输国家秘密、铁路工作秘密及内部敏感信息，若您违反相关规定，我们将依法采取相应措施，并保留追究法律责任的权利。
二、我们如何使用Cookie及其他同类技术
为提升平台使用体验、保障服务连续性，我们可能会使用Cookie、网页 beacon等同类技术，具体说明如下：
1. Cookie的使用：Cookie是一种小型文本文件，会存储在您的设备中，用于记录您的登录状态、偏好设置（如页面显示设置），避免您每次访问平台时重复输入账号密码、重新设置偏好，提升访问效率。
2. 使用范围与管控：我们使用Cookie仅用于上述目的，不会通过Cookie收集您的敏感个人信息或涉密信息。您可通过浏览器设置（如Chrome、Edge等浏览器的“设置-隐私设置”）自主关闭Cookie功能，但关闭后可能会影响平台部分功能的正常使用（如无法自动登录、偏好设置失效）。
三、我们如何共享、转让、公开披露您的个人信息
我们严格遵循“最小必要、依法合规”的原则，不会随意共享、转让、公开披露您的个人信息，尤其严格保护敏感个人信息及铁路相关关联信息，具体规定如下：
（一）信息共享
1. 第三方服务提供商：为实现平台部分服务功能（如短信验证、支付服务、文件存储、安全防护），我们可能会与经严格筛选的第三方服务提供商共享您的必要个人信息（如手机号码用于短信验证、支付相关信息用于完成交易）。我们会与第三方签订严格的保密协议及数据处理协议，明确双方权利义务，要求第三方严格按照本政策及相关法律法规处理您的个人信息，严禁其超出约定范围使用、泄露您的信息，并对第三方的信息处理行为进行严格监督。
2. 行业监管与执法部门：根据法律法规、行政命令或司法要求，或为履行法定职责、维护国家安全、公共利益，我们可能会向铁路行业监管部门、公安机关、检察机关、人民法院等相关部门提供您的个人信息，配合相关调查、执法工作。
3. 内部共享：您的个人信息仅会在我们内部具备相应权限的工作人员之间共享，且共享范围严格限定为实现服务目的所必需，工作人员均需遵守保密规定及内部管理制度，严禁私自访问、泄露、滥用您的个人信息，违反规定者将承担相应的法律责任及内部处分。
（二）信息转让
我们不会主动转让您的个人信息。若因公司合并、分立、解散、被宣告破产等原因需要转移您的个人信息，我们会提前向您告知接收方的名称、联系方式、信息处理目的及范围，接收方需继续履行个人信息保护义务，若接收方变更原有处理目的、方式，需重新取得您的明确同意。
（三）信息公开披露
我们不会公开披露您的个人信息，除非取得您的单独明确同意，或根据法律法规、行政命令要求必须公开披露，且公开披露的范围将严格限定为必要范围，尽可能保护您的隐私安全。
（四）例外情况
以下情形中，共享、转让、公开披露您的个人信息无需取得您的同意，且我们将依法履行相关义务：
1. 为应对突发公共卫生事件，或紧急情况下为保护自然人的生命健康和财产安全所必需的。
2. 为公共利益实施新闻报道、舆论监督等行为，在合理范围内处理个人信息的。
3. 依照法律法规规定在合理范围内处理您自行公开或其他已经合法公开的个人信息（您明确拒绝的除外）。
4. 法律、行政法规规定的其他情形。
四、我们如何保护您的个人信息
结合铁路行业保密要求及信息安全管理标准，我们采取技术、管理、制度等多层面的安全保护措施，全力防范您的个人信息被泄露、篡改、滥用、非法访问，保障信息安全：
1. 技术保护措施：我们采用先进的加密技术（如SSL/TLS加密、数据加密存储），对您的个人信息（尤其是敏感个人信息）进行加密处理，确保信息在传输、存储过程中的安全性；建立完善的安全防护体系，部署防火墙、入侵检测系统、数据备份系统等，定期进行安全漏洞扫描、渗透测试，防范网络攻击、数据泄露等安全风险；对平台数据进行定期备份，确保数据在发生异常情况（如系统故障、自然灾害）时能够及时恢复，保障数据完整性。同时，严格遵循铁路行业信息安全技术要求，采用符合规范的保密技术及设施，防范敏感信息泄露。
2. 管理保护措施：建立严格的信息安全管理制度及保密制度，明确各岗位工作人员的信息安全职责及保密义务，严格落实铁路保密纪律要求；对工作人员进行定期的信息安全培训、保密培训及法律法规培训，提升工作人员的隐私保护意识及保密意识；实施严格的访问权限管控，对您的个人信息实行分级授权访问，仅授权工作人员可访问与其工作相关的必要信息，严禁未经授权访问、查询、下载、泄露个人信息；建立信息安全审计机制，定期对工作人员的信息处理行为进行审计，对违规行为及时发现、严肃处理。
3. 应急处置措施：建立个人信息安全应急处置预案，当发生个人信息泄露、篡改、滥用等安全事件时，将立即启动应急预案，采取补救措施（如阻断泄露渠道、删除违规信息、通知相关方），降低安全事件造成的影响，并按照法律法规要求及时向行业监管部门及您报告（若涉及您的重大权益）。
4. 用户自身保护提醒：请您妥善保管您的平台账号、密码、验证码等身份凭证，不要向他人泄露，不要使用简单密码（如生日、手机号后6位），定期更换密码；若您发现账号存在异常登录、操作记录，或怀疑个人信息被泄露，请立即联系我们，我们将及时采取冻结账号、排查风险等措施，保护您的合法权益。同时，请勿通过平台上传、传输国家秘密、铁路工作秘密及内部敏感信息，共同维护平台信息安全。
五、我们如何存储您的个人信息
1. 存储地点：您的个人信息将全部存储在中华人民共和国境内的服务器上，我们不会将您的个人信息存储在境外，也不会向境外传输您的个人信息（除非法律法规另有规定，并取得您的明确同意）。
2. 存储期限：我们将按照“实现服务目的所必需的最短时间”存储您的个人信息，存储期限严格遵循相关法律法规及铁路行业规范。当您的个人信息存储期限届满，或您注销账号、不再使用平台服务，我们将采取删除、匿名化处理等措施，彻底清除您的个人信息，确保信息无法被恢复、访问（法律法规另有规定需留存的除外，留存部分将严格按照规定进行管理，不得用于其他目的）。
3. 存储安全：我们的服务器由专业的服务商托管，具备完善的物理安全防护措施（如门禁管理、视频监控、环境监控），防范服务器被盗、被毁、非法访问等风险；同时，对存储的个人信息进行加密处理，定期进行安全检查及备份，保障信息存储安全，符合铁路行业数据存储保密要求。
六、您的权利
根据《中华人民共和国个人信息保护法》等相关法律法规，您对您的个人信息享有查询、更正、补充、删除、撤回同意、注销账号等权利，我们将为您提供便捷的权利行使渠道，具体说明如下：
1. 查询权：您可登录平台账号，进入“个人中心”，查询您提交的个人信息（如账号信息、身份验证信息、服务记录等）及我们自动收集的部分个人信息（如使用行为信息等），了解个人信息的处理情况。
2. 更正、补充权：若您发现您的个人信息存在错误、不完整（如姓名、工作单位填写错误），可登录平台“个人中心”申请更正、补充，或联系我们的客服人员协助处理，我们将在核实您的身份后，及时为您办理更正、补充手续。
3. 删除权：在以下情形中，您可向我们申请删除您的个人信息，我们将在核实后及时删除（法律法规另有规定需留存的除外）：
-我们收集、使用您的个人信息超出了本政策约定的目的范围；
-我们停止提供相关服务，且无继续存储您个人信息的必要；
-您撤回了对个人信息处理的同意；
-您注销了平台账号；
-法律、行政法规规定的其他应当删除的情形。
4.撤回同意权：您可随时撤回您对个人信息处理的同意（如撤回短信验证、第三方账号关联等），撤回同意后，我们将不再继续收集、使用您的相关个人信息，但不影响撤回同意前基于您的同意已进行的个人信息处理活动的效力，也不影响您使用平台其他无需该类信息的服务。
5. 账号注销权：您可登录平台“个人中心”，按照提示申请注销账号，或联系客服协助注销。账号注销后，我们将删除您的全部个人信息（法律法规另有规定需留存的除外），注销后您将无法再使用该账号登录、使用平台服务，相关服务记录、数据也将无法恢复，请您谨慎操作。
6. 投诉举报权：若您认为我们的个人信息处理行为违反了本政策约定，或侵害了您的个人信息权益，可通过本政策末尾的联系方式联系我们，我们将在收到您的投诉举报后15个工作日内进行核实、处理，并向您反馈处理结果。
请注意，为保障您的权利行使安全，我们可能会要求您提供身份验证信息（如手机号验证码、身份证信息），核实您的身份后再为您办理相关手续，避免他人冒用您的身份行使权利。
七、我们如何处理未成年人的个人信息
本平台主要面向铁路行业相关从业人员提供服务，不专门针对未成年人提供服务。若未成年人未经其父母或其他监护人同意，擅自使用平台服务并提交个人信息，我们在发现后，将立即删除该未成年人的个人信息，停止为其提供服务。
若您是未成年人的父母或其他监护人，发现您的监护对象使用平台服务并提交了个人信息，请及时联系我们，我们将配合您核实身份、删除相关信息，保障未成年人的个人信息安全。
八、隐私政策的更新与通知
1. 更新说明：我们将根据法律法规的更新、铁路行业规范的调整、平台服务功能的优化，以及用户隐私保护需求的变化，不定期更新本《隐私政策》。更新后的政策将替代原有的隐私政策，具有同等法律效力。
2. 通知方式：本政策更新后，我们将在平台首页显著位置（如弹窗、公告栏）发布更新通知，告知您更新后的政策内容；若更新内容涉及您的核心权利（如敏感个人信息的收集、使用、共享规则变化），我们将采取更显著的方式通知您（如短信、站内信），请您及时关注。
3. 生效时间：更新后的《隐私政策》自发布之日起生效，若您在政策更新后继续使用平台服务，即表示您已充分知晓并同意更新后的全部约定；若您不同意更新后的政策，请勿继续使用平台服务，并可申请注销账号。
九、如何联系我们
若您有任何关于本《隐私政策》的疑问、建议，或需要行使您的个人信息相关权利（如查询、更正、删除、投诉举报），可通过以下方式联系我们，我们将在15个工作日内与您联系并处理：
1. 平台客服电话：010-51870497
2. 客服邮箱：railmeeting@163.com
3. 联系地址：北京市海淀区西直门外大柳树路2号
4. 工作时间：周一至周五 9:00-18:00，法定节假日除外
十、其他条款
本《隐私政策》是平台服务协议的重要组成部分，与平台服务协议具有同等法律效力，若本政策与平台服务协议存在不一致，以本政策为准。
若您认为我们的个人信息处理行为侵害了您的合法权益，双方应协商解决；协商不成的，您也可依法向铁路行业监管部门投诉举报，或向有管辖权的人民法院提起诉讼。
本《隐私政策》最终解释权归中国铁道科学研究院集团有限公司科学技术信息研究所所有。
本协议自公布之日起试行。
中国铁道科学研究院集团有限公司科学技术信息研究所